#UPAPSIUAS Jawaban No. 5 Memasukan Data Tugas

Kali ini saya akan menjawab soal terakhir UAS yaitu memasukkan data tugas seperti blog, user id, password via google form di Link. 
Berikut ini adalah langkah-langkah memasukan data tugas:
 
1. Memasukkan data berupa email, nama dan NPM

2. Mengisi no HP, alamat email pribadi, alamat email kartun, batch APSI dan kelas APSI

3. Mengisi kepemilikan laptop atau komputer, spesifikasi (merek), jenis processor,  dan kapasitas RAM

4.Mengisi data kapasitas Harddisk laptop, operating system laptop yang digunakan dan mengisi software yang dikuasai kemudian di submit

5. Setelah di submit akan muncul seperti berikut:

 

nb: biasanya setelah selesai mengisi google form akan ada notifikasi melalui email.

#UPAPSIUAS Jawaban No. 4 Kumpulkan dan Memasukkan Data produk

Pada postingan kali ini saya akan menunjukan bagaimana cara memasukkan data produk seperti Nama produk, Merek, jenis kemasan, varian, barcode dan perkiraan harga beli.ke dalam google form pada link https://docs.google.com/forms/d/1ZN3j1iN3W4cXvKNw7TwsUxgQuC1odNE_hAN3BTlH1mA/viewform?edit_requested=true dari gambar barcode sebuah produk.

Saya diminta untuk mengumpulkan 10 produk yang terdapat barcode 13 angka, berikut 10 produk yang saya kumpulkan:
1. Monde Butter Cookies 454 gr
2. Teh Pucuk Harum 500 ml
3. Teh Gelas 350 ml
4. Pocari sweat 2 L
5. Cimory Yogurt 250 ml
6. Sabun Shinzu'i 90 gr
7. Cimory Fresh Milk 820 ml
8. Sari Wangi Teh Celup 25 pcs
9. Frestea Teh Melati 500 ml
10. Shampo Sunsilk Hijab 170 ml

Dan berikut adalah contoh memasukan data dari salah satu produk diatas:
1. Siapkan gambar barcode dari sebuah produk lalu convert ke dalam bentuk binary di link http://base64.wutils.com/encoding-online/image-to-base64/

 

2. Setelah di convert akan keluar gambar barcode dalam bentuk binary seperti berikut

 

3. Kemudian setelah dapat kode binary copy kode tersebut, lalu buka link google form yang diatas untuk memasukkan data produk, isi data produk sesuai dengan produk yang anda miliki, berikut contohnya:

 

 

  

4. Kode yang telah di copy tadi dimasukkan pada form "foto dalam bentuk binary"

5. Klik submit dan SELESAI

Berikut adalah bukti yang masuk ke akun gmail saya:

note: Google Formulir 10 menandakan bahwa saya 10 kali mengisi form data produk.

 

#UPAPSIUAS Jawaban No. 3 Membuat Proposal Odoo per Modul + Slide

 

Odoo merupakan salah satu Enterptise Resource Planning (ERP) yang dibuat dengan menggunakan bahasa pemograman Phyton dan bersifat Open Source. Odoo merupakan versi 8 dari aplikasi OpenERP. OpenERP berganti nama menjadi Odoo karena pada Odoo ERP sudah terdapat beberapa fitur tambahan yang tidak terdapat pada cakupan ERP. Seperti : CMS, e-Commerce, serta Bussines Inteligent. Selain itu aplikasi seperti Odoo inilah aplikasi yang sesuai dengan standar system ERP karena fitur tambahannya tersebut.

Dalam pola desain arsitektur perangkat lunak Odoo menggunakan Service Oriented Architecture atau pendekatan yang dilakukan untuk mengembangkan sebuah aplikasi dengan cara menggunakan komponen-komponen yang telah ada sebelumnya. Komponen disini mengacu pada pelayanan atau Service yang telah ada sebelumnya pada sebuah Enterprise.

Odoo termasuk server aplikasi / server web (dikenal sebagai Odoo Server) yang berfokus pada ERP logika bisnis dan akses web browser untuk klien. Bagian server dan logika bisnis dari Odoo ditulis dalam bahasa pemrograman Python. Sedangkan web klien ditulis dalam JavaScript . Database yang mendukung aplikasi Odoo ini hanya PostgreSQL.

Terdapat beberapa alasan mengapa kita menggunakan aplikasi Odoo untuk mengelola proses bisnis Enterprise kita. Yaitu :

-  OdooERP menawarkan banyak modul yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

-  Odoo memperbolehkan penggunanya untuk hanya menggunakan atau menginstal modul yang hanya dibutuhkan oleh penggunanya. Artinya, setelah kita selesai menginstal Odoo, semua modul yang ditawarkan OdooERP tersebut belum terinstal, sehingga pengguna bisa memilih beberapa modul yang diinstal dari sekian banyak modul.

-  Total biaya kepemilikan Odoo relatif murah, karena aplikasi ini berbasis Open Source serta bebas biaya lisensi.
Pengguna dapat men-download perangkat lunak (versi lengkap) secara gratis, mengujinya, dan menggunakannya.
Odoo memungkinkan perusahaan untuk menyatukan proses bisnis mereka dengan mudah dan efektif.

> Kelemahan sistem informasi jika tidak menggunakan ERO/Odoo:

1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan
4. Faktor waktu/kecepatan
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

> Perbandingan ERP/Odoo dengan SIA (Sistem Informasi Akuntansi) Non ERP

Sebelumnya kita ketahui dulu apa saja Sistem Informasi Akuntansi Non ERP, sebagai berikut:

1. Zahir Accounting

2. DEA (Dec Easy Accounting)

3. MYOB Accounting

Mari kita bandingkan!!

Zahir Accounting

Zahir Accounting adalah sebuah program akuntansi berbahasa Indonesia, yang mudah digunakan, berkualitas dan berdaya guna tinggi, dirancang tepat dengan kebutuhan usaha kecil dan menengah di Indonesia.

Zahir Accounting merupakan software terbaik penuh inovasi. Dirancang untuk pengguna yang tidak mengerti akuntansi,karena dalam proses penginputannya sangat mudah digunakan dan desain tampilan (interface) program yang menarik,hanya dengan sekali menginput transaksi semudah kita menginput kwitansi atau nota pejualan, seluruh laporan dan grafik akan terbentuk secara otomatis.

Kelebihan :

•  Mudah digunakan oleh non akuntan karena sudah disediakan formulir khusus untuk menginput semua transaksi umum dalam perusahaan seperti transaksi keluar atau masuk kas, pembelian, penjualan, piutang dan sebagainya.
• Desain user interface (tampilan)  menarik dan mudah dipahami karena struktur menu dan icon berupa gambar yang sederhana dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari.
• Faktur dan laporan dapat didesain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan serta disertakan berbagai variabel data dan fungsi matematika yang dapat digunakan langsung.
• Laporan dapat dikirim via email dan diexport ke berbagai format. Mengirim laporan menggunakan email sangan mudah, cukup membuka laporan yang diinginkan kemudian klik tombol Send Email. Zahir Accounting juga dapat mengexport data dengan tampilan yang sama persis dengan tampilan pada Zahir Accounting.
•  Menggunakan database client server sehingga menjadi lebih handal untuk menangani data besar, volume transaksi yang sangat tinggi dan tingkat keamanan data sangat tinggi.
•  Fasilitas dan kapasitas dapat dipilih sesuai kebutuhan sehingga kita cukup membeli paket yang paling murah kemudian memesan fasilitas tambahan sesuai dengan kebutuhan.
•  Berbagai grafik dan analisa bisnis interaktif yang tersedia dalam satu layar dan setiap grafik dapat diklik untuk dianalisis.
• Laporan dapat diklik untuk melihat detail transaksi (audit atau drill down) pada neraca atau laporan laba-rugi akan menampilkan buku besar per rekening. Jika mengklik nomor transaksi maka transaksi asli akan terbuka kembali. Jika mengklik kanan  mouse pada laporan keuangan akan menampilkan jurnal double entry. 
• Seluruh transaksi dapat diedit dan dihapus.
•  Memudahkan dalam pengambil keputusan bisnis karena dilengkapi berbagai analisa laporan keuangan perusahaan seperti analisis rasio, break even point analysis, berbagai grafik serta laporan interaktif yang menarik dan terintegrasi.

       Memiliki berbagai opsi fasilitas advace seperti:

            - Multi currency, multi price, multi discount.

- Serial number.

- Lot number dan expire date.

- Giro mundur.

- Sinkronisasi data antar cabang melalui internet dial-up. Hal ini belum dimiliki oleh keempat software  di atas. Hal ini mempermudah dalam hal pengendalian perusahaan karena bersifat real time.

- Predictive input (menginput transaksi berulang kali secara otomatis).

Kekurangan :

•  Zahir Accounting tidak dapat secara otomatis menghitung biaya perjam, perburuh dan biaya lain dalam akuntansi biaya.
• Pada Zahir edisi Flexy Money tidak tersedia fasilitas harga tetap, proyek dan departemen.
•  Zahir Accounting edisi pendidikan belum mendukung pengeditan (unposting) transaksi penjualan dan pembelian.
•  Tidak memberikan rekomendasi tentang kebutuhan perangkat yang dibutuhkan serta kompatibel dengan Zahir Pos.
• Zahir Pos kurang cepat dan responsif khususnya pada saat menginput transaksi, membuka faktur, menginput produk dan mencetak faktur.
• Setiap software akuntansi tentu memiliki kelebihan dan kekurangan. Software akuntansi yang paling baik adalah software yang memiliki fitur yang lengkap dan mencakup segala prsoses-proses akuntansi selain itu juga memiliki kemudahan dalam hal pengoperasiam sehingga dapat disesuaikan oleh user atau pengguna .
• Dari ulasan kelima software akuntansi di atas, kita dapat menarik kesimpulan bahwa software terbaik adalah Zahir Accounting karena menggunakan bahasa Indonesia, mudah digunakan dan  juga dilengkapi dengan grafik yang dapat mempermudah analisis data yang dapat digunakan untuk melakukan pegambilan keputusan pada perusahaan.

DEA (Dec Easy Accounting)

DacEasy Accounting adalah adalah satu software komputer untuk akuntansi yang di produksi oleh Sage Software, Inc. Dac Easy accounting merupakan serangkaian modul yang terintegrasi guna mengolah data akuntansi sehingga menghasilkan laporan keuangan. Dengan DacEasy Accounting pengolahan data akuntansi yang manual relatif tidak diperlukan lagi, karena dapat ditangani dengan cepat dan tepat oleh DacEasy Accounting. DacEasy Accounting & Payroll 95 memiliki berbagai keunggulan baik dari segi fungsi, menu dan modul jika dibandingkan versi- versi sebelumnya.

Kelebihan:

1.      Membutuhkan spesifikasi komputer yang sangat minim, bahkan bisa berjalan dalam komputer pentium I.

2.      Respon yang cepat

3.      Real time, maksudnya, ketika PLN mati, data yang sudah diinput akan tersimpan dalam database.

Kekurangan:

1.      DEA sangat bagus untuk estimasi efisiensi relatif UKE (Unit Kegiatan Ekonomi) tetapi sangat lambat untuk mengukur efisiensi absolut dengan kata lain bisamembandingkan sesama UKE tetapi bukan membandingkan maksimisasi secara teori.

2.      Uji hipotesis secara statistik atas hasil DEA sulit dilakukan.

3.      Menggunakan perumusan linier programming terpisah untuk tiap UKE (perhitungan secara manual sulit dilakukan apalagi untuk masalah berskala besar).

4.      Bobot dan input yang dihasilkan oleh DEA tidak dapat ditafsirkan dalam nilai ekonomi.

5.      Tampilan menu kurang menarik, dibandingkan software akuntansi lainnya, hanya terkesan simple dan sederhana.

MYOB Accounting

MYOB Accounting merupakan software akuntansi buatan Australia. Software ini banyak sekali digunakan di Indonesia, bahkan telah menjadi materi wajib bagi siswa SMK atau mahasiswa perguruan tinggi Akuntansi, lembaga kursus khususnya untuk materi komputer Akuntansi.

Software ini akan terasa powerful ketika diintegrasikan dengan software MYOB lain seperti MYOB Fixed Asset, MYOB Point Of Sale. Tampilan yang familiar, mudah digunakan, dan gampang dipelajari sehingga digunakan oleh orang banyak. Perbaikan dan penambahan fitur baru telah membawa MYOB pada versi 17. MYOB juga telah terbit untuk edisi Eropa dan Edisi Amerika (MYOB Premier Accounting Plus), MYOB Edisi Asia dan versi Original yang MYOB Accounting  Plus Versi 13 diIndonesia

Kelebihan:

• Mudah dipahami karena disertai gambar dan ikon yang menunjukkan siklus akuntansi.
• Didukung multi user dengan hak dan fungsi yang berbeda untuk setiap user.
• Tersedia fasilitas edit formulir (faktur, bukti kas) sehingga bisa disesuaikan dengan keinginan perusahaan.
• Terintegrasi dengan Microsoft Office sehingga mudah digunakan dalam editing dan modifikasi data atau  laporan.
• Fitur dan fungsi sangat lengkap, seperti reminder utang-piutang, surat tagihan, payroll bahkan mendukung fungsi Email sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
• Cocok untuk segala jenis usaha baik skala kecil, multi departemen dan multi proyek.
•  Mudah dalam perawatan database dan backup data.
•   Petunjuk penggunaan banyak beredar di Indonesia hal ini karena software MYOB ini populer di Indonesia dan digunakan di banyak perusahaan dan juga diajarkan di Universitas dan juga SMK-SMK.

Kekurangan:

•  Dalam versi 13, digit angka yang tampil dalam MYOB hanya 11 digit (99 miliar), lebih dari 11 digit laporan harus di ekspor ke Excel agar semua angka bisa dilihat. Hal ini tentu mengurangi tingkat efisiensi kinerja perusahaan tersebut.
• Meski telah Multi user, tetapi tidak bisa digunakan secara bersamaan.
• Format neraca masih menggunakan standar Australia. Neraca yang ditampilkan adalah Aset – Kewajiban = Net Asset (Modal)
• Belum mendukung multi currency (mata uang).
• Belum mendukung multi gudang. Hal ini cukup mengganggu bila perusahaan yang menggunakan software ini memiliki lebih dari satu gudang.

Itu semua mengenai SIA (Sistem Informasi Akuntansi), lalu apa bedanya dengan ERP. Baik mari kita bahas :

Apa itu ERP Software?

Perlu Anda ketahui bahwa software ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan.

Konsep tersebut bertujuan untuk mengintegrasikan aktivitas perusahaan agar menjadi lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan perusahaan seperti : penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).

Itulah penjelasan mengenai ERP. Sekarang apa keunggulan dan kekurangan dari ERP ?

Kelebihan ERP

• Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.

Kekurangan ERP

• Sistem ERP sangat mahal
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
• Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

Sekian penjelasan saya mengenai perbedaan antara SIA (Sistem Informasi Akuntansi) dan ERP, serta kelebihan dan kekurangan dari SIA dan ERP. 

Terima Kasih sudah berkunjung, semoga bermanfaat :)

Untuk lebih mudah dapat dilihat dalam bentuk word:

File*doc 

Dapat dilihat juga dalam bentuk Presentasi/ppt

File*ppt

 

 

#UPAPSIUAS Jawaban No. 2 Skenario

Pada kesempatan ini saya akan menjelaskan proses bisnis untuk modul accounting&finance. Accounting&finance adalah pekerjaan dimana seseorang yang membuat laporan keuangan untuk dilaporkan ke manajemen, otoritas pajak, pemegang saham dan orang yang terlibat dalam keuangan suatu perusahaan, serta mengatur buku kas perusahaan. Seorang akuntan keuangan bertanggung jawab untuk menjaga kas, memeriksa rekening pengeluaran dan akun neraca dan membuat penyesuaian tempat yang membutuhkan. Dia menganalisis rekening aliran kas dan gaji lainnya yang penting dalam sistem keuangan. Bertanggung jawab untuk meninjau hasil bersama dengan manajemen untuk menjamin aliran kas keungan berjalan dengan baik dan lancar. Berikut adalah proses yang dilakukan oleh accounting&finance  di Rumah Makan Roti Bakar Eddy:

1. Melakukan fungsi akuntansi dari bagian keuangan bisnis seperti analisi manajemen serta laporan keuangan secara bulanan dan membantu dalam persiapan bulanan

2. Menganalisa keuangan hasil dari penjualan dan pembelian

3. Melakuakan pemeriksaan kas dan pelaporan kas keuangan harian, mingguan serta bulanan

Di Rumah Makan Roti Bakar Eddy salah satu yang dilakukan oleh seorang accounting&finance adalah membuat buku kas dari setiap pengeluaran dan pemasukan pada tiap bulannya. Untuk lebih jelasnya saya akan review modul accounting&finance pada Odoo yang telah saya kerjakan:

1. Masuk ke link: http://erp-ti.univpancasila.ac.id:8008/web/database/selector dan lakukan seperti postingan sebelumnya sampai terdapat tampilan berikut:

 

2. Pembayaran Invoice dari Pelanggan

Pembayaran tagihan dapat dilakukan dengan 3 cara :

 > Cara pertama dengan mempergunakan modul customer invoices:

        Masuk ke dalam modul customer invoices dan pilih tagihan yang akan dibayar. Kemudian tekan Create Invoices

        Pada form Membayar Order secara otomatis nama pelanggan, jumlah tagihan dan periode akan secara otomatis terisi. Kita tinggal mengisi metode Pembayaran yang tersedia. Untuk Penerimaan dan Memo dapat diisi dengan keterangan yang diperlukan. Apabila jumlah pembayaran lebih kecil dari jumlah tagihan, maka akan muncul pilihan pada perbedaan pembayaran yaitu :

            Menjaga Terbuka : Tetap membuat tagihan tersebut tetap ada.

            Mendamaikan neraca pembayaran : menghapus sisa tagihan yang ada dengan membebankan pada salah satu akun pada neraca. Apabila sudah terisi maka tekan Mentransfer Pembayaran untuk melakukan proses pembayaran.Form Membayar Order

> Cara kedua dengan mempergunakan customer payments

        Masuk ke modul Accounting->Customer Payments Jika belum pernah membuat kita pilih membuat atau buka transaksi yang sudah ada. Selanjutnya kita mengisi nama pelanggan yang akan melakukan transaksi pembayaran, Odoo dengan sendirinya akan menampilkan seluruh tagihan yang dimiliki oleh pelanggan tersebut.

        Selanjutnya kita mengisi jumlah pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. Odoo secara otomatis akan mengalokasikan pembayaran tersebut sesuai dengan usia tagihan. Apabila jumlah pembayaran melebihi nilai dari salah satu tagihan, maka sisanya akan dialokasikan ke tagihan berikutnya.

Form Pembayaran setelah diisi nilai pembayaran. Dari contoh di atas dapat dilihat kita melakukan transaksi pembayaran senilai 38000, maka akan dialokasikan ke tiga tagihan. Pengalokasian otomatis ini dapat kita ubah sekehendak hati kita apabila tidak sesuai dengan kondisi yang ada. Selanjutnya kita menekan tombol validasi untuk menyelesaikan proses transaksi.

> Cara Ketiga Pembayaran melalui Bank Statement

        Kita masuk ke modul Accounting->Bank and cash->Bank Statement, kemudian kita klik tambahkan item kemudian kita isi

*Tanggal dengan tanggal transaksi

*Komunikasi dengan Keterangan transaksi (bebas)

*Referensi dengan keterangan bebas yang menunjukkan referensi

*Rekanan dengan nama Pelanggan yang melakukan pembayaran

*Jumlah dengan nilai pembayaran. 

 

        Setelah kita simpan, kita lanjutkan dengan menekan tombol rekonsiliasi guna melakukan reconciliation dengan tagihan yang akan dibayarkan.

 

Dari contoh di atas dapat dilihat odoo dengan otomatis mengalokasikan pembayaran terhadap tagihan pelanggan berdasarkan umur tagihan. Dan dari contoh di atas dapat dilihat bahwa sudah tidak ada pembayaran yang belum dialokasikan. 

Untuk mempermudah dapat juga dibuka melalui Gitbook: 

Skenario Accounting

Skenario dalam bentuk pdf:

File*pdf

Video Panduan Modul Accounting di Odoo:
Lihat